Af Ingrid Pedersen
Forandringer medfører altid utryghed og ekstra sygefravær. Men god kommunikation og et godt samarbejde kan afbøde skaderne.
-Jeg kender ingen eksempler på, at en stor forandringsproces har kunnet foregå, uden at der efterfølgende har været mistrivsel og stigende sygefravær, siger lektor i arbejds- og organisationspsykologi Johan Simonsen Abildgaard, CBS, der forsker i, hvordan forandringer på en arbejdsplads påvirker det psykiske arbejdsmiljø.
Men han tilføjer, at en god proces kan betyde, at begge dele bliver mindre. De virksomheder, der foretager forandringer uden forudgående indsatser overfor medarbejderne, har en større stigning i sygefraværet end dem, der gør noget. Det kan med andre ord betale sig – både menneskeligt og økonomisk at gøre en indsats, forberede medarbejderne og inddrage dem.
Han fremhæver også, at for de virksomheder, der har et samarbejdsudvalg, er det den rette arena at snakke forandringerne igennem på, uden det virker konfliktoptrappende.
-Her kan tillidsrepræsentanten have kollegernes utilfredshed og eventuelle brok med i tasken og snakke om det i et fortroligt rum og vurdere, hvilke emner man kan gøre noget ved, siger han og understreger, at det selvfølgelig er ledelsens ret at træffe beslutningerne, men at det er vigtigt, at medarbejderne også føler, at deres pointer bliver vurderet og måske imødekommet. På den måde undgår man, at forhandlingerne kommer til at foregå i plenum, forklarer han og tilføjer, at grundige diskussioner i samarbejdsudvalget kan påvirke, hvordan man taler om de kommende forandringer og gør dem mere nuancerede.
Ny chef, ny strategi
Forandringer er ikke kun fyringer eller truslen om det, hvis en virksomhed fusionerer med en anden. Der kan også være tale om, at der kommer ny chef, ny strategi eller fremstilling af nye produkter, men fælles er, at alle større forandringer påvirker det psykiske arbejdsmiljø og medarbejdernes performance og produktivitet. Og i sidste ende betyder det højere sygefravær.
-Folk reagerer forskelligt på forandringer. Frygt for nedskæringer kan godt gøre nogle medarbejdere ekstra produktive i en kort periode, og enkelte medarbejdere kan godt have brug for ændringer i deres arbejdsliv, men al forskning og registerundersøgelser viser, at disse store forandringer, som folk ikke selv har valgt, påvirker det psykiske arbejdsmiljø negativt, siger Johan Simonsen Abildgaard.
Selv om korttidsfraværet i nogle tilfælde falder i en utryg periode, resulterer det efterfølgende i flere langtidssygemeldinger.
Johan Simonsen Abildgaard nævner, at det ikke kun er frygten for at miste jobbet, der påvirker medarbejderne. De kan også grue for andre konsekvenser, som fx hvad jobindholdet bliver i fremtiden, hvem man skal arbejde sammen med, eller om ens kompetencer slår til i den nye virksomhed.
-Alle disse omvæltninger slider på folk, og der er ingen tvivl om, at forandringstempoet er steget, siger han og nævner som eksempel, at der lejlighedsvis skal installeres nye maskiner eller nyt it-system, og selv om resultatet er, at arbejdet bliver lettere efterfølgende, er der en periode med stress og mistrivsel. Kolleger kan også frygte, at nye, dygtige kolleger kan udkonkurrere dem, så selv om de bevarer deres job, risikerer de at miste status.
-Også for lederne, der både skal stå for implementeringen, sørge for kommunikation med medarbejderne og sikre driften undervejs, kan det være en vanskelig periode, siger han og understreger, at mellemledere måske er de allermest pressede i forandringsprocesser. De har en svær position og har ofte travlt med at opretholde driften, mens forandringerne står på.
-Man skal være opmærksom på, at produktiviteten vil falde. Dels pga. de ekstra orienteringsmøder, men også pga. det øgede fravær og snakken i krogene. Derfor skal man undgå at introducere nye produkter samtidigt, men respektere, at forandringerne i sig selv er en ekstra belastning, siger han.
Lyv ikke
I industrien er medarbejderne vant til forandringer i driften, fordi ordretilgangen ændrer sig, eller der skal produceres nye produkter, men store, strukturelle forandringer er det, der kan få folk til at reagere helt anderledes og uforudseeligt.
Johan Simonsen Abildgaard fulgte selv Post Danmark tæt, fordi han lavede ph.d. om virksomheden, der indledte sin store omstrukturering i 2008. Det var en virksomhed, der aldrig havde oplevet fyringsrunder, og som normalt var regnet som en tryg og stabil arbejdsplads, selv om den undervejs også havde budt på forandringer. Han understreger, at der var mange udfordringer, men at ingen dengang kunne forudsige Post Danmarks fremtid.
Det store spørgsmål er naturligvis, hvornår man skal give besked til medarbejderne, når store forandringer er på vej.
-I tilfælde af fyringsrunder er orientering af medarbejderne lovbestemt, men hvordan man skal gøre det, er jo ikke hugget i sten, siger han.
Medarbejderne skal involveres i det omfang, det er nødvendigt.
-Det er en god ide at kommunikere så meget som muligt – fx en gang om ugen. Der ligger også kommunikation i at få at vide, at der ikke er noget nyt, siger han. Han understreger også, at man skal være påpasselig med at sige ting, man ikke kan overholde, fx at en fusion eller flytning ikke vil koste arbejdspladser, siger han og fremhæver, at industrien har tradition for godt samarbejde, og tradition for at kunne tale om tingene i lukkede rum.
-Man skal fortælle, hvad man ved på det givne tidspunkt og også være ærlig om, at der er ’uoplyste pletter’, men at man melder ud, når man ved mere, siger han.
Ledelsen skal også gøre klart, hvilke emner, der er til forhandling, og hvilke beslutninger, der ligger fast, så der ikke bliver brugt tid på at diskutere emner, der ligger fast, og han anbefaler, at man i processen har blik for virksomhedens kultur og historik.
-I selve forandringsprocessen kan det være svært at se det positive i forandringen, selv om fremtiden måske byder på teknologiske fremskridt og spændende efteruddannelsesmuligheder, siger han og nævner, at medarbejderne fra store, lukkede virksomheder eller brancher, som fx skibsværfterne, trykkerierne eller tekstilindustrien, har fået nye job, selv om de skulle igennem en periode med utryghed og ekstra sygdom.
I slutningen af 2023 holdt TekSam tre velbesøgte temadage om forandringer, og hvordan de påvirker det psykiske arbejdsmiljø med Johan Simonsen Abildgaard.
I industrien er der tradition for at snakke tingene igennem i lukkede rum, så forandringer kan forløbe med færrest mulige problemer.
Forandringer giver altid anledning til små og store bekymringer – og øget sygefravær.